Подписването на електронни документи е интересна тема. Самото понятие „електронен документ” интуитивно подсказва, че той най-вероятно изисква и електронен подпис. Да, в системата ПАСОСС е-Фактуриране е предвидена възможност за онлайн подписване от издателя на електронния документ с Квалифициран електронен подпис (КЕП), като удобен и надежден инструмент за персонална и фирмена електронна идентификация.
С електронния подпис (КЕП) се потвърждава съгласие със съдържанието на електронния документ, от една страна и от друга, се постига максимална защита на информацията от последващи промени. КЕП осигурява възможност всеки подписан с него документ да притежава същата сила и валидност, както при саморъчен подпис, положен на хартия. Всички действия, свързани с издаване и ползване на Квалифицираният електронен подпис (КЕП) са регламентирани в Закон за електронния документ и електронния подпис.
За да подпишете с КЕП електронен документ, издаден в ПАСОСС е-Фактуриране е задължително да притежавате квалифициран електронен подпис, издаден от лицензирана по Закона фирма и той да бъде надлежно инсталиран и годен за ползване на вашия компютър. Самото подписване се осъществява на етап изпращане на електронния документ. Имате възможност да подпишете всеки издаден документ, но това не е задължително и преценката е ваша.
Това е процесът на подписване от страна на доставчика по сделката (издателя на фактурата). В обичайната „хартиена” практика се прилага подписване на документа и от страна на получателя по сделката (и фактурата). Към настоящият момент в системата за електронни фактури ПАСОСС е-Фактуриране този въпрос е организиран по следния начин. След като види на екрана своята електронна фактура (или друг електронен документ), преди да го изтегли (или разпечата), получателят има възможност да го откаже, като опише накратко причините за това свое действие. Възникналото несъответствие между издателя и получателя се решава по обичайните за бизнеса практики. Получателят няма достъп до оригинала на отказания документ и не може да го ползва по никакъв начин.
Подписването с Квалифициран електронен подпис (КЕП) на онлайн издадени в ПАСОСС е-Фактуриране електронни фактури или други електронни документи, удостоверява сделката еднозначно и безспорно и е надежден инструмент и за двете страни.