Импорт на банкови извлечения, трансфер на данни

Представяме една интересна възможност за обмен на данни между програмите от пакет  ПАСОСС:

• ПАСОСС Електронни документи
• ПАСОСС Счетоводство
• ПАСОСС Работни заплати
• Генератор на статии

В  web базираната платформа ПАСОСС Електронни документи е осигурена възможност за импорт на банково извлечение, което трябва да генерирате и изтеглите от вашата банка. За да намерите функцията в приложението, което ползвате (е-Фактуриране, архивБокс, Ваучер), изберете от Главно меню > Финансови операции > Банкови операции. В отворения горе, вдясно на екрана прозорец, ще видите възможност за импорт на банково извлечение, което трябва да генерирате и изтеглите от вашата банка. Помощ ще намерите тук. Принципно, продуктът работи с форматите на всички банки, като автоматично разпознава източника. В случай, че сме пропуснали вашата банка, сигнализирайте ни и ще я добавим в най-кратък срок.

След успешното импортиране на файла с банковото извлечение в ПАСОСС – Електронни документи, модулът се опитва да установи видът на всяко плащане (тип банкова операция):

• Плащане по документ
• Друго плащане
• Игнорирано
• ДДФЛ
• ЗОВ
• ДОО
• УПФ
• Трудово възнаграждение
• ДДС
• Местни данъци и такси
• Захранване на сметка
• Подотчетни лица
• Други – този списък с времето нараства, като за добавяне на нов вид плащане в него трябва да ни изпратите заявка.

Процесът по разпознаване на всеки ред от банковото извлечение като конкретен вид плащане/тип банкова операция може да бъде автоматизиран с дефиниране на система критерии за автоматично разпознаване на банковите операции. Бутонът за отваряне на този диалог се намира в секцията за импортиране на банково извлечение. Системата от критерии е индивидуална за всеки потребител и е в пряка връзка със стопанската му дейност и методика на счетоводство. Ако някоя банкова операция не бъде автоматично разпозната, то тя ще трябва да се определи с ръчно редактиране. Проблемните редове от извлечението се визуализират най-долу в списъка на екрана.

Особен интерес за автоматична обработка на данните представляват банковите операции от типа Плащане по документ. Разделяме условно счетоводните документи на две групи – приходни и разходни. В ПАСОСС Електронни документи ги има и двата вида – приходните са генерирани от системата (или импортирани от друг/външен продукт), а разходните са сканирани през Разходни фактури > Архивиране на фактури, ръчно добавени през Разходни фактури > Фактури или импортирани от друг програмен продукт. Сложен алгоритъм анализира данните и съпоставя счетоводните документи с банковите операции, като търси и намира кое плащане за кой документ се отнася. Възможно е за малка част от това съответствие да се наложи ръчна съпоставка и намеса на счетоводител.

За да се ползва модул Банкови извлечения не е задължително всички приходни и разходни документи да са създадени с някое от приложенията от пакет ПАСОСС. Разполагаме с  шаблони на файлове за импорт на данни от външни фактуриращи приложения. Описаният по-горе алгоритъм за съпоставка документ – плащане работи ефективно и в база данни, обединяваща „наши“ и „чужди“ документи.

Експорт на документи (приходни/разходни) и банкови плащания в ПАСОСС-Счетоводство 

След като в ПАСОСС Електронни документи са налични и обработени гореспоменатите данни, то е грехота те да не бъдат автоматично осчетоводени в ПАСОСС-Счетоводство. За тази цел сме разработили три различни функции за експорт на три типа данни:

• приходни документи;
• разходни документи;
• банковите плащания.

Тези файлове се импортират в ПАСОСС – Счетоводство посредством продукта Генератор на статии, като три отделни негови функции. Ако всичко бъде настроено оптимално, особено в частта с имена на контрагенти и други аналитични признаци, то се очаква всяка партида автоматично да отиде точно на мястото си, без намесата на счетоводител.