Диалогът за архивиране на сканирани фактури е достъпен от
Главно меню > Разходни фактури > Архивиране на фактури.
С бутон [Избор на файлове] от папката на локалния компютър или друга цифрова памет, където са записани документите (PDF файловете), се маркират един или няколко файла за въвеждане в ПАСОСС-ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ.
Възможни са стандартните начини на избор:
един файл
няколко НЕпоследователни
няколко последователни
С бутон [Качи] избраните файлове се записват на сървъра и се прави опит за извличане на данните, нужни за попълване на таблицата. В нея се създава отделен ред за всеки документ. Редове, в които няма никакви попълнени полета, освен Данни и Име на файл, е много вероятно да са сканирани документи.
Когато функцията за автоматично разпознаване (OCR) е недостъпна (защото не е добавена към абонаментния план), потребителят има възможност лесно и бързо да въведе ръчно реквизитите на фактурата: номер на документа, дата, фирма издател, ИН и ИН по ДДС, вида на документа, обща сума, нетна сума без ДДС и сума ДДС.
Добре е данните за всеки документ да бъдат надеждно проверени и сравнени с оригинала, след което се запазват в таблицата с бутон [Запиши промените].
Така сканираните документи са готови за архивиране, но още не са записани в базата данни. С маркиране всички или само избрани редове от така получения списък, могат да бъдат прехвърлени в Архив с бутона [Архивирай избраните]. Приложението проверява и прехвърля само такива фактури, на които са попълнени всички реквизити и данните са валидни. Контролира се също и прехвърляне на дублирани фактури. Една и съща фактура не може повторно да се запише в архива. Ненужните фактури (редове от таблицата) могат да бъдат маркирани и премахнати с [Изтрий избраните].
